Virtuelle mentormøder – tips, tricks og teknik

​Virtuelle mentormøder kan være et godt alternativ til det fysiske møde, hvis afstanden eller et tætpakket program giver udfordringer. Her får du en komplet guide og ny inspiration til at afholde virtuelle møder.

Det virtuelle møde behøver ikke at være den næstbedste løsning. Selvom det for nogen kan virke lidt kunstigt til at starte med, kan den velforberedte virtuelle mentorsamtale være lige så intens og udbytterig som et fysisk møde. Vi har samlet en række gode råd, tips og tricks, så I ikke behøver at gå på kompromis med samtalens kvalitet og nærvær.

Forberedelse af mødet
I bør forberede, planlægge og prioritere møderne lige så højt og på samme måde, som hvis I skulle mødes fysisk. Arbejdet med at være nærværende i relationen er lige så vigtig som ved et fysisk møde.

Der er mange muligheder for virtuelle samtaler via f.eks. Skype, Google Hangout eller Duo, iPhones facetime, Viber, Zoom, Microsoft Teams. I beslutter selv, hvad der passer jer bedst.

Før mødet

  • Mentee sender en dagsorden, nogle spørgsmål eller emner et par dage forinden mødet. Så har mentor også mulighed for at forberede sig.
  • I aftaler, hvem der ringer op og hvilket program, I skal bruge.
  • Tilføj mentor/mentee som kontaktperson i det program, I vælger at bruge.
  • Test at programmet virker på dit udstyr den computer, tablet, smartphone, du skal bruge. Og sørg for at kende de krav, softwaren stiller til jeres samtale.

Når I starter mødet

  • Find et roligt sted at gennemføre samtalen. Dels for at undgå forstyrrelser og dels for at sikre jeres fortrolighed.
  • Test programmet inden mentorsamtalen starter: Har I adgang? Virker lyden optimalt? Hvordan vil I have skærmbilledet? Virker kameraet?
  • Brug headset, så kan du høre flere nuancer i din samtalepartners stemme, og det sikrer samtidigt din samtalepartner en fortrolighed.
  • Brug hele skærmen til at se din virtuelle samtalepartner. Flakker dine øjne rundt på din skærm, distraherer du din samtalepartner. Læg din dagsorden/noter ved siden af dig på bordet.
  • Når I har god kontakt, så er det ikke sikkert, at billedet er så vigtigt. Og hvis teknikken driller, kan det nogle gange hjælpe at slukke for billedet.

Selve mentorsamtalen

En mentorsamtale er altid meget mere end bare ordenes indhold. Der sker også en vigtig feedback i relationen mellem mentor og mentee i mimik, toneleje og kroppens sprog.

Ved den virtuelle samtale kan den nonverbale kommunikation føles reduceret eller forstyrret. I behøver dog ikke gå på kompromis med nærværet, men måske skal I arbejde lidt mere for at opnå det.

  • Indledende smalltalk kan føles kunstig, men gør det alligevel. Det får jer til at slappe af, og samtalen vil køre bedre.
  • Sænk tempoet sammen. Brug gerne et par minutter på at finde roen sammen og fokusere, inden I går i gang med selve indholdet for mødet.
  • Hold øjenkontakten, og vær opmærksom på din samtalepartner. Kig ind i kameraet i stedet for på skærmen. Find en balance, hvor dit blik veksler mellem skærmen og kameraet.
  • Vis, at du lytter - uden lyd. Væn dig til at nikke, holde øjenkontakt, smile opmuntrende, lægge hovedet på skrå etc. På den måde giver du visuelt tydelige signaler til din samtalepartner, og I undgår, at lyden falder ud.
  • Har du svært ved at aflæse din samtalepartner, så spørg for en sikkerheds skyld ind til meningen f.eks.: Fornemmer jeg rigtigt, når jeg hører dig sige…”
  • Brug normal stemmeføring og ryk lidt tættere på mikrofonen. Vi kan godt have en tendens til at hæve stemmen.
  • Find balancen mellem at være rolig, afslappet og bevidst om din fremtoning, så du ikke distraherer din samtalepartner.
  • Brug evt. visuelle virkemidler. Hvis situationen kræver en tegning, så lad mentee tegne en model på sit papir foran sig eller gå på jagt i rummet efter et billede som en visuel metafor.
  • Hvis samtalen bliver afbrudt - tag tråden op, og hjælp mentee i gang. Som mentor skal du arbejde lidt hårdere for at genetablere koncentrationen, hvis I afbrydes af teknikflimmer undervejs.

Afrunding og evaluering

Når I har afrundet dagens emner, så tal om, hvad mediet betød for samtalen. Nogle vil opleve et tab af nærvær og kvalitet i virtuelle samtaler. Hvis det er tilfældet, er det måske alligevel bedre at investere tiden i at mødes fysisk? Når man lige har set hinanden i øjnene, kan en telefonsamtale også være en god løsning.

Hvis teknikken driller

  • Brug maks. tre forsøg. Brug ikke al tiden på at få forbindelsen op at køre. Giv det et par skud, og hvis ikke det virker, så foretag et telefonopkald i stedet for.
  • Forsinkelser på lyden? Overhold taleture. Tæl til fire, når din samtalepartner har afrundet sin sætning, før du overtager taleturen. På den måde undgår I en hakkende samtale.
  • Accepter, at I ikke behøver være eksperter og grin af det, hvis teknikken driller.
  • Hvis teknikken får samtalen til at bryde sammen, kan I miste føling med hinanden. Du kan måske redde samtalen ved at slukke kameraet. Andre gange vil telefonen være en bedre løsning. Nogle vil føle, at man kan slappe bedre af i telefonen, fordi vi ikke behøver bekymre os om teknikken og vores egen fremtoning.

Prøv jer frem og indstil dig på, at den første virtuelle mentorsamtale kan være lidt udfordrende, men derefter får I hurtigt rutinen.