Sletning af personoplysninger
For at overholde kravene i Databeskyttelsesforordningen skal din lægeklinik som dataansvarlig slette personoplysninger, når det ikke længere er nødvendigt at behandle oplysningerne for at opfylde formålene med behandlingen.
Kravet om sletning gælder både for de personoplysninger, som din lægeklinik opbevarer om jobansøgere, nuværende medarbejdere, tidligere medarbejdere og patienter.
Ved sletning forstås, at personoplysningerne er slettet på en sådan måde, at det ikke længere er muligt at genskabe oplysningerne. Der vil ikke tale om en reel sletning, hvis personoplysningerne efter sletning stadig kan tilgås, f.eks. i papirkurven eller hos systemleverandøren.
Huskeregler:
- Personoplysningerne skal slettes fuldstændigt fra alle de medier, hvor de er lagret.
- Personoplysningerne må ikke kunne genskabes.
- Den dataansvarlige skal løbende føre kontrol med, at sletningen rent faktisk sker.
- Databehandlere og eventuelle underleverandører skal også slette personoplysningerne
To dokumenter, der kan hjælpe dig
PLO har sammen med Kromann Reumert lavet to dokumenter. De bør deles med medarbejderne i din lægeklinik. Din lægeklinik er selv ansvarlig for at overholde de til enhver tid gældende regler for opbevaring af personoplysninger, og de ovenfor nævnte to dokumenter tjener alene som vejledning til din klinik.
Dokumentet kan være en hjælp til at huske sletning i hverdagen. One-pageren kan fx printes og hænges op på kontoret eller ved skrivebordene i lægeklinikken.
Oversigt med vejledende slettefrister og -regler
Dokumentet oplister forslag til sletteregler for de personoplysninger, der behandles i en lægeklinik. Dokumentet oplister også de opbevaringsperioder, der følger af lovgivningen fx journalføringsbekendtgørelsen.
Medarbejderes og patienters rettigheder
Dine medarbejdere og patienter har en række rettigheder fx under nogle givne omstændigheder ret til at få slettet oplysninger om sig selv.
Denne konkrete ret til sletning får som udgangspunkt kun praktisk betydning, hvis din lægeklinik modtager anmodning om sletning før det tidspunkt, hvor oplysningerne om den registrerede er slettet.
Vær i den forbindelse opmærksom på, at den registrerede bl.a. ikke har ret til at få slettet oplysninger, når:
- Din lægeklinik har en retlig forpligtelse til fortsat at opbevare oplysningerne, fx efter journalføringsføringsbekendtgørelsen eller bogføringsloven.
- Fortsat opbevaring er nødvendig af hensyn til en tvist eller retskrav, fx i tilfælde af en igangværende sag om en patientklage