Kommissorium for Udvalg om regional aktivitetspulje
1. Udvalgets formål
Udvalgets formål er at sikre, at midlerne i den regionale aktivitetspulje bedst muligt understøtter standardvedtægtens pkt. 6.1 ”Bestyrelsen kan afholde fælles medlemsmøder for flere medlemsgrupper eller alle medlemmer af Lægeforeningens regionale repræsentation, når dette findes hensigtsmæssigt.”
2. Udvalgets sammensætning og formand
Udvalget består af 9 medlemmer:
- Tre medlemmer af Lægeforeningens bestyrelse, hvoraf én varetager formandsfunktionen
- De fem formænd for Lægeforeningens regionale bestyrelser
- Ét medlem udpeget af Foreningen af pensionerede Læger
3. Udvalgets opgaver og ansvar
Udvalget har til opgave at sikre at puljens midler indenfor det årlige budget:
a. uddeles i overensstemmelse med de i afsnit 5 fastlagte kriterier
b. uddeles så alle regioner og dermed alle medlemmer i hele landet får gavn af puljens midler
c. løbende tage stilling til de enkelte ansøgninger om midler
d. tager stilling til eventuelle ansøgninger om dispensation fra de fastlagte kriterier
e. Udvalget udarbejder en årlig beretning, der tilgår Lægeforeningens bestyrelse.
4. Sekretariatsbetjening
- Lægeforeningens regionale sekretariat har til opgave at bistå de regionale bestyrelser og FPL med at ansøge om midler fra puljen i dertil udarbejdet ansøgningsskema. Det er den regionale sekretariatschefs ansvar at sikre, at oplysningerne er korrekte, og at der ikke disponeres, før der er givet tilsagn fra udvalget. Det er også det regionale sekretariatets opgave, at støtte den regionale bestyrelse i, at der disponeres i overensstemmelse med den givne bevilling, indgås aftaler med foredragsholdere, annonceres om arrangementet i relevante medier etc. i samarbejde med initiativtager i bestyrelsen eller FPL-arrangør.
- Lægeforeningens politiske sekretariat har til opgave at forelægge alle ansøgninger for udvalget og indstille, om ansøgningerne overholder de fastsatte kriterier. Sekretariatet udarbejder desuden udkast til beretning fra udvalget, der efter godkendelse i udvalget, tilstilles Lægeforeningens bestyrelse.
- Lægeforeningens økonomiske sekretariat har til opgave at sikre betaling af regninger efter anvisning af det regionale sekretariat og bistår det regionale sekretariat med rådgivning om regnskabsmæssige forpligtelser. Herudover udarbejdes det årlige regnskab for udvalget således, at det kan indgå i udvalgets beretning.
5. Udvalgets kriterier for tildeling af midler
Kriterie 0: Der behandles alene ansøgninger fra:
Lægeforeningens regionale bestyrelser samt FPL ved forudgående orientering af den regionale bestyrelse
Kriterie 1: Målgruppe
Støtte gives alene til arrangementer, der er åbne for alle Lægeforeningens medlemmer.
Kriterie 2: Indhold
Mødernes indhold skal være relevant og knytte sig til lægefaget eller lægerollen. Arrangementer, som alene har social karakter, kan således ikke støttes af puljen.
Kriterie 3: Tidspunkt for afholdelse
Puljen støtter arrangementer, der i udgangspunktet afholdes efter kl. 16.30, hvormed der også reelt skabes mulighed for deltagelse af alle medlemmer.
Kriterie 4: Udgiftsniveau mødepakke
Forplejning til arrangementet skal stå i et rimeligt forhold til mødets karakter. Vejledende er, at et 3-timers eftermiddagsmøde med kaffe, vand og kage eller et aftenmøde med vand og sandwich/let anretning kan holdes på max 400-600 kr. afhængig af hvor i landet mødet holdes.
Kriterie 5: Udgiftsniveau oplægsholder
Hvis oplægsholderen er læge, følges Lægeforeningens takstregulativ, som anvendes til Lægeforeningens kursusvirksomhed.
Hvis der er tale om anden oplægsholder kan der max ansøges om kr. 15.000, - pr honorar pr. oplægsholder.
Kriterie 6: Max støttebeløb pr. arrangement
Der ydes max. 100.000 kr. pr. arrangement
Kriterie 7: Dispensationsmulighed
Hvis aktivitetens indhold – jfr. kriterie 2 – er særligt aktuelt og relevant for alle medlemmer, vil der kunne dispenseres fra max. støttebeløb pr. arrangement.
6. Regnskab
De regionale sekretariatet indsender, senest to måneder efter mødet er afholdt, et regnskab til Lægeforeningens politiske sekretariat. Regnskabet skal tydeligt vise, hvordan det bevilligede beløb er brugt.
Det politiske sekretariat journaliserer regnskabet og kontrollerer, at midlerne er brugt i overensstemmelse med kommissoriet for Udvalg for regional aktivitetspulje.
En kopi af regnskabet sendes til det økonomiske sekretariat med besked om, at ordrenummeret skal lukkes, så der ikke konteres yderligere udgifter på det.
Det økonomiske sekretariat lukker ordrenummeret.
Det politiske sekretariat holder løbende udvalget orienteret om hvor mange penge, der er brugt fra den regionale aktivitetspulje.